Rencana tindakan perusahaan mengubah keputusan menjadi pekerjaan yang jelas: tugas terperinci, penanggung jawab, sumber daya yang disetujui, dan tenggat yang realistis. Nilainya terletak pada pelaksanaan yang terbantu, bukan pada banyaknya baris dalam tabel.
Dokumen ini biasanya disusun setelah penilaian kondisi dan keputusan untuk memulai proyek. Isinya menjelaskan cara mencapai tujuan, siapa mengerjakan apa, sumber daya yang digunakan, serta pengawasannya. Perusahaan maupun organisasi publik dapat memakainya sesuai konteks. Namun, rencana tidak menjamin hasil. Fungsinya membuat pelaksanaan, keputusan pimpinan, dan penyimpangan lebih mudah dipantau.
AB Consulting membantu pimpinan menghubungkan prioritas strategis dengan tanggung jawab yang jelas dan pemantauan operasional yang berguna.
Isi penting dalam rencana tindakan perusahaan
Mengapa tindakan perlu didokumentasikan?
Ketika beberapa prioritas bersaing, dokumen bersama membantu tim mengatur pekerjaan. Sasaran besar dapat dipecah, sumber daya diarahkan ke tindakan penting, dan hambatan dibahas lebih awal. Dokumen ini juga menjadi dasar untuk mengakui kemajuan tim.
- Uraikan sasaran menjadi langkah yang dapat dilaksanakan dan diperiksa.
- Prioritaskan tindakan berdasarkan kontribusinya terhadap hasil dan ketergantungan antartugas.
- Alokasikan waktu, keterampilan, alat, serta anggaran yang diperlukan.
- Bandingkan kemajuan aktual dengan jadwal dan tangani hambatan secara berkala.
- Akui pencapaian tahapan tanpa menyamakan pekerjaan selesai dengan hasil usaha.
Komponen yang harus tersedia
Mulailah dengan masalah, konteks, urgensi bila ada, dan hasil yang dituju. Kemudian lengkapi lima komponen berikut. Dokumen pemantauan terpisah dapat digunakan jika proyek memerlukan rincian tambahan.
Tindakan dan tanggung jawab
Jelaskan tugas dan keluaran yang diharapkan. Tetapkan satu penanggung jawab untuk setiap tindakan meskipun beberapa orang ikut mengerjakannya.
Jadwal
Cantumkan tanggal mulai, selesai, dan ketergantungan antartugas. Tentukan tahapan yang memerlukan persetujuan.
Pedoman pelaksanaan
Jelaskan proses, kewenangan, batasan, serta instruksi klien atau pemberi tugas.
Sumber daya yang disetujui
Nyatakan ketersediaan waktu, anggaran, keterampilan, sarana, dan teknologi.
Akuntabilitas dan pemantauan
Tentukan kepada siapa laporan diberikan, bukti yang digunakan, dan frekuensinya. Bedakan pelaksana dengan pihak yang berwenang memutuskan.
Pedoman pelaksanaan yang mudah dipahami
Rencana perlu sesuai dengan kebijakan organisasi, ketentuan yang berlaku, standar profesi yang relevan, dan instruksi yang disepakati bersama klien. Hindari arahan yang terlalu umum maupun rincian yang menutupi keputusan penting. Setiap tahapan harus dipahami oleh pelaksana dan pihak yang menerima hasil pekerjaannya.
- Tetapkan koordinator dan penanggung jawab setiap tahapan. Jelaskan pekerjaan serta hasil yang diharapkan, tanpa menganggap satu pengaturan hukum berlaku untuk semua proyek.
- Setujui sumber daya manusia, keuangan, dan sarana sebelum pekerjaan dimulai.
- Tentukan tanggal mulai, tahapan persetujuan, serta tanggal penyelesaian proyek.
- Catat kemajuan selama pelaksanaan atau pada waktu yang disepakati. Sampaikan informasi yang dibutuhkan pimpinan untuk mengambil keputusan.
Menyusun rencana tindakan perusahaan dalam sepuluh langkah
Sepuluh langkah berikut mempertahankan alur panduan sumber. Contoh penjualan daring bersifat ilustratif, bukan kasus klien atau janji pertumbuhan. Sesuaikan waktu dan sumber daya dengan kapasitas nyata.
1. Tentukan sasaran yang dapat diperiksa
Rumuskan sasaran yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batas waktu. Metode SMART membantu memeriksa kriteria tersebut. Sepakati pula kondisi awal dan cara menghitung hasil.
Contoh ilustratif: menargetkan kenaikan penjualan daring sebesar 20% dalam enam bulan. Periksa kapasitas pemenuhan pesanan dan margin terlebih dahulu. Jelaskan apakah ukuran yang dipakai adalah pendapatan, jumlah pesanan, atau penjualan setelah retur.
2. Uraikan sasaran menjadi tugas nyata
Susun tindakan yang masing-masing mendukung hasil. Jika tugas terlalu luas untuk diperkirakan atau ditugaskan, pecah menjadi bagian lebih kecil dan tentukan keluarannya.
Dalam contoh ini: perbaiki alur belanja, perbarui deskripsi produk, dan uji kampanye pemasaran digital yang terarah. Tindakan tersebut masih berupa hipotesis yang perlu dinilai, bukan penyebab pertumbuhan yang sudah terbukti.
3. Tetapkan tanggung jawab
Tentukan pelaksana, pemberi dukungan, dan pihak yang menyetujui keluaran. Tim dapat bekerja bersama, tetapi satu orang harus dapat menjelaskan kemajuannya.
Tim desain menyiapkan perbaikan situs, sedangkan pemasaran menyiapkan kampanye. Penanggung jawab masing-masing mengoordinasikan kontribusi dan mengajukan keputusan yang melampaui kewenangannya.
4. Tetapkan tenggat yang realistis
Urutkan tugas berdasarkan ketergantungannya. Pertimbangkan waktu persetujuan, ketersediaan tim, dan komitmen lain. Tanggal peluncuran saja tidak cukup untuk mengelola pekerjaan.
Asumsi kerja: dua minggu untuk perbaikan situs yang terbatas dan enam bulan untuk pengujian pemasaran. Durasi ini perlu ditaksir berdasarkan lingkup, sumber daya, dan persetujuan yang benar-benar diperlukan.
5. Tentukan sumber daya
Perkirakan pendanaan, jam kerja, keterampilan, teknologi, dan alat. Setelah itu, pastikan semuanya tersedia serta disetujui sebelum tenggat dikonfirmasi.
Sediakan anggaran kampanye dan waktu desainer web. Jelaskan juga pihak yang membiayai alat, pemeliharaan, dan tenaga eksternal jika diperlukan.
6. Atur pengukuran dan evaluasi
Pilih indikator pelaksanaan dan hasil. Tentukan sumber data, frekuensi pembaruan, serta keterbatasan penafsirannya.
Pantau kunjungan, konversi, dan penjualan bersama biaya serta margin. Kenaikan kunjungan tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa kampanye menguntungkan.
7. Sesuaikan rencana ketika bukti berubah
Bandingkan hasil dengan asumsi. Jika selisihnya berarti, telusuri penyebabnya dan putuskan apakah tindakan perlu diperbaiki, dilanjutkan, dihentikan sementara, atau dialihkan sumber dayanya.
Jika kampanye tidak memenuhi kriteria yang disepakati, bandingkan pilihan sebelum memindahkan anggaran. Periksa pula kemampuan tim melayani permintaan tambahan.
8. Sampaikan informasi yang dibutuhkan
Bahas kemajuan, kesulitan, dan keputusan tertunda secara berkala. Semua pihak terkait perlu memahami peran serta dampak perubahan terhadap pekerjaannya.
Pertemuan mingguan dapat sesuai untuk contoh penjualan ini. Gunakan waktu tersebut untuk menyelesaikan ketergantungan dan menetapkan tindakan berikutnya, bukan sekadar membacakan tabel.
9. Akui pencapaian tahapan
Tunjukkan hasil kerja dan kontribusi tim. Dasarkan pengakuan pada bukti dan perilaku yang mendukung pelaksanaan.
Bagikan hasil pengujian, hargai kontribusi, dan akui keluaran yang telah diterima. Jangan hanya memberi penghargaan berdasarkan banyaknya tugas selesai jika mutu pekerjaan masih kurang.
10. Pelajari pelaksanaannya
Pada akhir tahapan penting atau proyek, tinjau hal yang berhasil, penyimpangan, dan penyebabnya. Simpan pelajaran yang dapat dipakai dalam rencana berikutnya.
Lakukan evaluasi penutupan: asumsi mana yang tepat, sumber daya apa yang kurang, dan metode mana yang layak digunakan lagi? Tetapkan penanggung jawab perbaikan yang ditemukan.
Saran praktis untuk memudahkan pekerjaan
- Gambarkan sasaran dan ketergantungan secara visual jika membantu tim. Infografik atau papan kerja bersama dapat digunakan.
- Pecah lagi tugas yang sulit diperkirakan, tanpa menambah persetujuan yang tidak diperlukan.
- Pilih alat pemantauan yang sesuai dengan skala proyek dan kebiasaan tim.
- Mintalah dukungan rekan, mentor, atau spesialis ketika suatu keterampilan belum tersedia.
- Seimbangkan ambisi dengan kenyataan. Rencana yang baik membantu koordinasi, tetapi tidak menghapus ketidakpastian dan keterbatasan.
Format dan contoh rencana tindakan perusahaan
Sebelum mengisi tabel, tuliskan konteks, alasan bertindak, dan sasaran. Format ini mempertahankan pertanyaan panduan sumber: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan dengan sumber daya apa. Kriteria keberhasilan menjelaskan dasar penerimaan pekerjaan.
| Tindakan | Uraian | Penanggung jawab dan kontributor | Anggaran dan sumber daya lain | Mulai | Selesai | Lingkup terkait | Kriteria keberhasilan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| … | … | … | … | … | … | … | … |
Contoh ilustratif: menyiapkan perbaikan situs terbatas
Misalkan pimpinan menyetujui pengujian komersial untuk sasaran penjualan di atas. Baris pertama rencana dapat disusun seperti berikut. Isinya menjelaskan keluaran yang dapat diperiksa, bukan menyatakan bahwa perbaikan situs pasti menghasilkan kenaikan 20%.
| Tindakan | Alur belanja |
|---|---|
| Uraian | Perbaiki hambatan yang dipilih setelah peninjauan |
| Penanggung jawab dan kontributor | Penanggung jawab desain; pemasaran dimintai masukan |
| Anggaran dan sumber daya lain | Waktu desain dan anggaran disetujui sebelum mulai |
| Mulai | Setelah lingkup disetujui |
| Selesai | Dua minggu, jika estimasi dikonfirmasi |
| Lingkup terkait | Toko daring |
| Kriteria keberhasilan | Alur diuji, masalah kritis diperbaiki, dan persetujuan didokumentasikan |
Kondisi pelaksanaan yang perlu diperjelas
Tingkat dokumentasi bergantung pada proyek. Untuk pekerjaan yang melibatkan penyedia jasa, lokasi kerja, atau komitmen keuangan, periksa hal berikut sebelum pelaksanaan dimulai.
- Pemberi tugas, kewenangannya, dan pihak yang mengawasi pekerjaan.
- Pemasok, rekan kerja, dan pihak lain yang terlibat dalam pelaksanaan.
- Izin atau persetujuan yang diperlukan sesuai lokasi dan kegiatan.
- Pihak yang menyetujui setiap tahapan dan bukti yang harus tersedia.
- Pihak pembayar, ketentuan imbalan, dan komitmen yang telah disetujui.
- Pembagian risiko dalam perjanjian: kecelakaan, kehilangan, pencurian, kerusakan, atau kegagalan.
- Penanggung biaya perjalanan, bahan, dan alat, beserta aturan pembayaran atau penggantiannya.
- Kondisi tempat kerja: akses, lalu lintas, keselamatan, kerahasiaan, limbah, dan penyimpanan.
- Peristiwa yang menjadi syarat pelaksanaan, seperti pendanaan diperoleh atau kontrak ditandatangani, diubah, maupun dibatalkan.
- Kesulitan yang diperkirakan, pencegahan, dan langkah cadangan.
- Batas kemandirian pelaksana dan keputusan yang memerlukan persetujuan.
Memantau rencana tindakan perusahaan dan belajar dari hasil
Mutu dokumen saja tidak cukup. Sepuluh kondisi berikut mendukung pelaksanaan dan perlu tampak dalam praktik manajemen serta keputusan sehari-hari.
- Sasaran yang jelas dan selaras dengan prioritas perusahaan.
- Tindakan terperinci dengan tenggat dan keluaran.
- Komunikasi terbuka mengenai peran, hambatan, dan perubahan.
- Sumber daya keuangan, manusia, dan teknologi yang sesuai.
- Akuntabilitas yang jelas dan pemantauan penyimpangan.
- Ruang untuk menyesuaikan rencana ketika keadaan berubah.
- Evaluasi berkala serta perbaikan berdasarkan pengalaman.
- Dukungan pimpinan untuk mengambil keputusan dan menyediakan sumber daya.
- Kerja sama antartim serta berbagi pengetahuan yang berguna.
- Pengakuan atas tahapan dan kontribusi yang dapat dibuktikan.
Gunakan rencana tindakan perusahaan sebagai alat pengendalian yang terus diperbarui. Dalam setiap peninjauan, tanyakan pekerjaan yang selesai, hambatan yang muncul, dan keputusan yang diperlukan. Perbarui sumber daya, tanggal, serta asumsi jika alasannya jelas. Tujuannya tetap melaksanakan prioritas dan belajar dari pelaksanaan.
Sumber terkait
Sumber dari panduan awal tetap tersedia dalam bahasa Inggris sambil menunggu verifikasi terjemahannya.
- Menyiapkan rencana bisnis (bahasa Inggris)
- Memfasilitasi lokakarya kolaborasi (bahasa Inggris)
- Menetapkan sasaran SMART (bahasa Inggris)
Sebagai bacaan lanjutan, Business Development Bank of Canada menyediakan panduan praktis penyusunan dan pemantauan rencana tindakan. Panduan ini merupakan saran manajemen dari Kanada, bukan kewajiban hukum untuk semua proyek.
Panduan praktis BDC mengenai rencana tindakan
Pelajari juga layanan konsultasi perusahaan kami untuk memperjelas tanggung jawab dan pemantauan pelaksanaan.
